Avocats et cabinets d’avocats
Secrétariat téléphonique avocat
Entre deux audiences, impossible de prendre chaque appel. Votre assistant IA répond pour le cabinet, propose un premier rendez-vous, vous transfère ce qui ne peut pas attendre et vous transmet par écrit les dates et le nom de l’autre partie. Sa mission lui interdit tout avis juridique, et chaque appel se relit dans votre espace.
Formule Pro : 39,90 € HT par mois, 300 minutes incluses. Sans engagement.
En audience, le téléphone reste éteint
Un avocat passe une bonne part de ses journées hors du cabinet : à l’audience, en rendez-vous, au commissariat pour une garde à vue. Une audience commence à l’heure de la juridiction et finit quand elle finit ; pendant ce temps, le téléphone du cabinet sonne dans le vide et la messagerie se remplit.
Or on appelle rarement un avocat pour rien. Une convocation, une assignation, une lettre de licenciement arrivée le matin même : la personne veut parler à quelqu’un maintenant. Si elle tombe sur un répondeur, elle appelle souvent le cabinet suivant, et le dossier part avec elle.
Une partie des appelants voudrait aussi un avis tout de suite, au téléphone. L’assistant est réglé pour n’en donner aucun : il recueille ce qui vous servira, les dates, le nom de l’autre partie, l’objet du litige, et propose le rendez-vous où vous donnerez cet avis.
Message d’accueil
Ce que dit votre assistant en décrochant
« Cabinet Delorme, avocats, bonjour, je suis l’assistant IA du cabinet. Je ne donne pas de conseil juridique, mais je peux vous proposer un rendez-vous avec maître Delorme ou lui transmettre votre message. »
Un modèle : vous l’adaptez à votre entreprise en quelques mots.
Vos appelants
Les questions qu’on lui pose le plus
- La première consultation, elle est payante ?
- Vous prenez l’aide juridictionnelle ?
- Mon fils est en garde à vue depuis ce matin, maître Delorme peut y aller ?
- J’ai reçu une assignation, j’ai combien de temps pour répondre ?
- Vous vous occupez aussi des divorces ?
- On peut faire le rendez-vous en visio ? J’habite à deux heures du cabinet.
Exemple d’appel
Votre assistant IA au téléphone
Un mardi à 11 h, vous êtes en audience, téléphone éteint. Un salarié appelle le cabinet.
Assistant IA
Cabinet Delorme, avocats, bonjour. Que puis-je faire pour vous ?
Salarié
Bonjour, j’ai été licencié la semaine dernière et je veux contester. J’ai combien de temps pour le faire ?
Assistant IA
Le délai, c’est maître Delorme qui vous le précisera : je ne donne pas d’avis juridique. Quand avez-vous reçu la lettre de licenciement, et quel est le nom de votre employeur ?
Salarié
Jeudi dernier, en recommandé. C’est la société Arvel Logistique, à Villeurbanne.
Assistant IA
Merci. Maître Delorme peut vous recevoir jeudi à 17 h 30 ou vendredi à 9 h. Qu’est-ce qui vous convient ?
Salarié
Vendredi 9 h, au nom de Karim Benali.
Assistant IA
C’est réservé : vendredi à 9 h avec maître Delorme, pour Karim Benali. Apportez la lettre de licenciement et votre contrat de travail. Vous recevez la confirmation par SMS.
Exemple illustratif, les noms sont fictifs.
Après l’appel
En sortant de l’audience, vous lisez le résumé : licenciement notifié jeudi dernier par lettre recommandée, employeur Arvel Logistique, rendez-vous vendredi. Vous vérifiez que le cabinet ne conseille pas déjà cette société, et vous recevez monsieur Benali en connaissant l’essentiel.
Ce que fait votre assistant IA
Il répond pendant vos audiences
Au tribunal, en rendez-vous, au commissariat : chaque appel du cabinet est pris, le soir et le week-end compris, même quand plusieurs personnes appellent à la fois.
Il accueille les nouveaux clients
Il dit dans quelles matières vous intervenez, annonce le prix de la première consultation si vous le lui confiez, et propose un rendez-vous dans les plages que vous ouvrez, confirmé par SMS.
Il prépare le premier entretien
Nom de l’autre partie, date du courrier reçu, audience déjà fixée : il pose les questions que vous avez écrites et vous transmet les réponses, sans jamais donner d’avis.
Il vous transfère ce qui ne peut pas attendre
Un proche en garde à vue, un confrère qui demande un renvoi, une audience fixée au lendemain : vous décidez de ce qui vous est transféré, et sur quel numéro.
Il vous rend compte
Un e-mail par appel, ou le récapitulatif de 18 h à lire en sortant du palais. L’enregistrement et la transcription restent dans votre espace.
Votre agenda
Les audiences, le logiciel du cabinet et le sien
Vos audiences et vos rendez-vous vivent dans le logiciel du cabinet ou un agenda partagé. L’assistant ne s’y connecte pas : il ne sait pas qu’une audience vient d’être fixée jeudi après-midi. Il tient son propre agenda, en créneaux de 30 minutes, un rendez-vous par demi-heure pour tout le cabinet, et un lien de réservation public lit ce même agenda. Un premier entretien d’une heure n’y occupe qu’une demi-heure, et la suivante reste proposée. Chaque rendez-vous vous arrive par e-mail avec une invitation d’agenda. Si vos journées dépendent trop des audiences, coupez sa prise de rendez-vous : il note la demande et vous fixez l’heure.
Ce qui change dans votre métier
L’autre partie au bout du fil
L’appel vient parfois de l’adversaire d’un client, de son entourage ou d’un inconnu qui veut savoir si quelqu’un a pris un avocat. L’assistant n’a accès à aucun dossier, et vous lui demandez de ne jamais confirmer qu’une personne est cliente du cabinet : il prend le nom de l’appelant, sa qualité et son numéro, sans rien dire de l’affaire, et c’est vous qui décidez de rappeler.
Le nom de l’adversaire avant le rendez-vous
Avant de recevoir un nouveau client, vous voulez savoir contre qui il agit, pour vérifier que le cabinet ne conseille pas déjà l’autre partie. L’assistant pose la question dès la prise de rendez-vous et écrit le nom dans le résumé : la vérification se fait avant que la personne ne se déplace, pas pendant l’entretien.
Un délai qui court
Une assignation, un jugement, une lettre de licenciement : l’appelant veut savoir combien de temps il lui reste. L’assistant ne calcule aucun délai et ne dit pas s’il est encore temps. Il demande la date à laquelle le document a été reçu et celle d’une éventuelle audience, les écrit dans le résumé et vous transfère l’appel selon la règle que vous avez fixée.
Le prix
39,90 € HT par mois, formule Pro
- 300 minutes d’appels incluses chaque mois
- 0,15 € HT la minute au-delà
- Un numéro, la prise de rendez-vous et la transcription de chaque appel
- Sans engagement, sans matériel à installer
Questions fréquentes
L’assistant peut-il répondre à une question de droit ?
Non. Vous l’écrivez dans sa mission, et chaque appel se relit dans votre espace pour le vérifier : il ne donne aucun avis juridique, même sur une question qui paraît simple, et ne dit jamais s’il est encore temps d’agir. Il répond aux questions pratiques que vous lui avez confiées, matières traitées, prix de la première consultation, pièces à apporter, et propose un rendez-vous pour le reste.
Que sait-il de mes dossiers ?
Rien : il n’est relié ni au logiciel du cabinet, ni à votre messagerie, ni au RPVA. Il ne connaît que ce que vous écrivez dans sa mission. Vous lui demandez de ne jamais confirmer qu’une personne est cliente, et tout ce qui touche à une affaire vous revient en message, ou en transfert si vous l’avez prévu.
Un proche appelle la nuit pour une garde à vue. Que se passe-t-il ?
Ce que vous avez prévu. Si vous assurez ces interventions, vous écrivez la consigne : vous transférer l’appel à toute heure, ou seulement en journée. L’assistant note le nom de la personne retenue et le commissariat ou la gendarmerie où elle se trouve, et le résumé vous arrive par e-mail dès la fin de l’appel.
Peut-il fixer un rendez-vous par téléphone ou en visio ?
Il réserve le créneau et note la forme demandée : au cabinet, par téléphone ou en visio. Il ne crée pas de lien de visioconférence : c’est vous qui l’envoyez au client avant l’entretien.
Combien coûte l’assistant pour un cabinet d’avocats ?
39,90 € HT par mois avec la formule Pro, 300 minutes d’appels incluses, puis 0,15 € HT la minute. Sans engagement, et le numéro du cabinet ne change pas.
Essayez l’assistant au téléphone
Appelez notre ligne de démonstration, le 01 89 31 40 40 : un assistant IA vous répond, posez-lui vos questions. Votre propre assistant est prêt en deux minutes.