Agences immobilières, transaction et gestion locative
Accueil téléphonique agence immobilière
Une annonce paraît, et le téléphone sonne pendant que vous faites visiter un autre bien. Votre assistant IA répond à chaque appel de l’agence, note la référence de l’annonce et le projet de l’acheteur, fixe les estimations des vendeurs et vous envoie le résumé avant la fin de votre visite.
Formule Pro : 39,90 € HT par mois, 300 minutes incluses. Sans engagement.
Le téléphone sonne pendant la visite
Un négociateur passe ses journées dehors : visites, estimations, signatures chez le notaire. Les appels arrivent pourtant à l’agence, et aussi le soir et le dimanche, quand les acheteurs parcourent les annonces. Décrocher pendant une visite, c’est la gâcher devant le client ; ne pas décrocher, c’est laisser l’acheteur appeler l’agence voisine qui a le même bien en mandat simple.
Et l’appel le plus précieux n’est pas celui de l’acheteur : c’est le propriétaire qui veut faire estimer sa maison. Celui-là ne laisse pas toujours de message. S’il ne trouve personne, il appelle une autre agence, et le mandat part avec lui.
Le reste tourne souvent autour d’une même annonce : est-elle encore disponible, combien de chambres, quel montant de charges. L’assistant répond avec ce que vous lui avez écrit, prend la référence et les coordonnées, et vous laisse choisir qui rappeler en premier.
Message d’accueil
Ce que dit votre assistant en décrochant
« Agence du Canal, bonjour, je suis l’assistant IA de l’agence. Vous appelez pour une annonce, pour faire estimer un bien ou pour un logement que nous gérons ? »
Un modèle : vous l’adaptez à votre entreprise en quelques mots.
Vos appelants
Les questions qu’on lui pose le plus
- La maison de la référence 2417, elle est toujours disponible ?
- Les honoraires d’agence sont compris dans le prix affiché ?
- Je peux visiter samedi matin ? Je travaille en semaine.
- Le propriétaire accepterait une offre un peu en dessous ?
- Vous faites les estimations gratuitement ?
- Pour louer l’appartement, il faut quels papiers dans le dossier ?
Exemple d’appel
Votre assistant IA au téléphone
Un dimanche à 11 h, l’agence est fermée. Un propriétaire appelle pour vendre.
Assistant IA
Agence du Canal, bonjour. Que puis-je faire pour vous ?
Propriétaire
Bonjour, je voudrais faire estimer ma maison. Je pense la mettre en vente au printemps.
Assistant IA
Avec plaisir. Où se trouve la maison, et combien de pièces compte-t-elle ?
Propriétaire
Au 8 allée des Charmes, à Saint-Herblain. Cinq pièces, avec un jardin.
Assistant IA
Saint-Herblain fait partie du secteur de l’agence. Madame Caron peut venir l’estimer mardi à 10 h ou mercredi à 17 h 30. Qu’est-ce qui vous convient ?
Propriétaire
Mercredi 17 h 30. Je suis Paul Lemaire.
Assistant IA
C’est noté : mercredi à 17 h 30, estimation d’une maison de cinq pièces au 8 allée des Charmes, à Saint-Herblain, pour Paul Lemaire. Vous recevez la confirmation par SMS.
Exemple illustratif, les noms sont fictifs.
Après l’appel
Le résumé arrive dans la boîte de l’agence dès la fin de l’appel : projet de vente au printemps, maison de cinq pièces avec jardin. Lundi matin, madame Caron trouve l’estimation dans l’agenda et prépare ses références de prix avant mercredi.
Ce que fait votre assistant IA
Il répond pendant les visites
Pendant une visite, une estimation ou une signature chez le notaire, et aussi le soir et le dimanche, quand l’agence est fermée et que les acheteurs appellent.
Il note la référence de l’annonce
Référence, portail où l’annonce a été vue, budget, financement, délai du projet : chaque appel d’acheteur vous arrive par écrit, prêt à être rappelé.
Il fixe les estimations
Un propriétaire qui veut vendre obtient un rendez-vous d’estimation pendant l’appel, dans les plages que vous ouvrez, avec un SMS de confirmation.
Il oriente les locataires
Pour les logements que vous gérez, une fuite ou une panne de chauffage est notée avec l’adresse et le nom du locataire, et vous est transférée si vous l’avez prévu.
Il vous rend compte
Un e-mail par appel, à lire sur votre téléphone entre deux visites, ou le récapitulatif de 18 h. L’enregistrement et la transcription restent dans votre espace.
Votre agenda
Logiciel de transaction, portails et visites
Vos mandats et vos visites vivent dans votre logiciel de transaction, Apimo, Hektor ou un autre, et vos annonces sur les portails. L’assistant ne se connecte à aucun d’eux : il ne voit ni le bien passé sous offre ce matin, ni la visite qu’un collègue a calée à 15 h. Il tient son propre agenda : des créneaux de 30 minutes, un rendez-vous par demi-heure pour toute l’agence, et un lien de réservation public qui lit le même agenda. Il y pose les estimations, sans compter le trajet entre deux adresses. Les visites, qui dépendent des clés, de l’occupant et du négociateur libre, il les note et vous les transmet avec la référence de l’annonce.
Ce qui change dans votre métier
Le bien est-il encore disponible ?
C’est la première question sur une annonce, et la réponse change d’une semaine à l’autre. L’assistant ne lit ni vos portails ni votre logiciel : il ne sait d’un bien que ce que vous lui avez écrit. Demandez-lui de ne jamais confirmer une disponibilité : il note la référence, le portail où l’annonce a été vue et le projet de l’acheteur, et vous rappelez avec la bonne réponse.
Une offre au téléphone
Après une visite, un acheteur appelle pour proposer un prix, ou demander si le vendeur accepterait moins. L’assistant ne négocie pas et ne dit rien de ce que le vendeur pourrait accepter. Il note le montant, la référence du bien, le financement évoqué et le délai, puis vous transmet le tout : la suite de la négociation reste entre vos mains.
Le locataire d’un logement en gestion
Une fuite, une chaudière en panne, une porte qui ne ferme plus : pour un logement que vous gérez, l’appel ne peut pas toujours attendre lundi. Vous écrivez ce qui justifie un transfert vers le gestionnaire d’astreinte, ou le numéro de l’artisan à donner au locataire. Le reste, un préavis, une quittance, une question de charges, devient un message avec l’adresse du logement.
Le prix
39,90 € HT par mois, formule Pro
- 300 minutes d’appels incluses chaque mois
- 0,15 € HT la minute au-delà
- Un numéro, la prise de rendez-vous et la transcription de chaque appel
- Sans engagement, sans matériel à installer
Questions fréquentes
Peut-il organiser les visites ?
Il peut poser un rendez-vous dans son agenda, mais il ne sait ni si les clés sont à l’agence, ni si l’occupant est d’accord, ni quel négociateur est libre. Le plus sûr est de lui confier les estimations et de lui faire noter les demandes de visite, avec la référence du bien et les disponibilités de l’acheteur : vous rappelez pour caler l’heure.
Peut-il qualifier un acheteur ?
Oui, avec les questions que vous lui donnez : budget, apport, accord de principe de la banque, bien à vendre avant d’acheter. Il les pose au fil de la conversation, et les réponses arrivent dans le résumé : vous rappelez d’abord les projets les plus avancés.
L’agence compte plusieurs négociateurs. Est-ce adapté ?
L’assistant transfère vers un seul numéro, et son agenda prend un rendez-vous par demi-heure pour toute l’agence : deux estimations à la même heure, il n’en pose qu’une. Il note donc le négociateur demandé par son prénom et la référence du bien, et le résumé part à l’adresse e-mail de l’assistant, par exemple la boîte de l’agence, d’où vous le faites suivre.
Puis-je garder le numéro de mes annonces ?
Oui. Le numéro de vos annonces, de votre vitrine et de vos panneaux « À vendre » ne change pas : vous le renvoyez vers l’assistant, en permanence ou seulement quand personne ne décroche à l’agence. Vous pouvez aussi le transférer chez Allo360, gratuitement.
Combien coûte l’assistant pour une agence immobilière ?
39,90 € HT par mois avec la formule Pro, 300 minutes d’appels incluses, puis 0,15 € HT la minute. Sans engagement, et sans matériel à installer à l’agence.
Essayez l’assistant au téléphone
Appelez notre ligne de démonstration, le 01 89 31 40 40 : un assistant IA vous répond, posez-lui vos questions. Votre propre assistant est prêt en deux minutes.