Vétérinaires et cliniques vétérinaires
Accueil téléphonique vétérinaire
Entre une consultation, une chirurgie et le comptoir, le téléphone d’une clinique vétérinaire ne trouve souvent personne. Votre assistant IA répond à chaque propriétaire, pose les vaccins et les contrôles dans vos plages, transfère l’animal qui ne peut pas attendre selon vos consignes et vous laisse un résumé de chaque appel.
Formule Pro : 39,90 € HT par mois, 300 minutes incluses. Sans engagement.
Le bloc, la consultation et le comptoir en même temps
Dans une clinique vétérinaire, l’auxiliaire spécialisée vétérinaire qui tient l’accueil tient aussi le comptoir : elle encaisse, prépare les commandes d’aliments, s’occupe des animaux hospitalisés et aide parfois au bloc. Le téléphone sonne pendant tout cela, et le vétérinaire en consultation ne peut pas décrocher à sa place.
Les appels se mélangent : un rappel de vaccin, des croquettes à préparer pour ce soir, des nouvelles d’un chat opéré le matin, et au milieu, un chien qui vient d’avaler ce qu’il ne fallait pas. Le répondeur met tout au même rang, et l’appel qui ne pouvait pas attendre attend comme les autres.
L’assistant prend ces appels en même temps, fait passer d’abord ce que vous avez désigné comme urgent, et range le reste dans des résumés que l’équipe lit entre deux consultations.
Message d’accueil
Ce que dit votre assistant en décrochant
« Clinique vétérinaire des Deux Rives, bonjour, je suis l’assistant IA de la clinique. Si votre animal a avalé quelque chose ou s’il est blessé, dites-le-moi tout de suite ; sinon, pour quel animal appelez-vous ? »
Un modèle : vous l’adaptez à votre entreprise en quelques mots.
Vos appelants
Les questions qu’on lui pose le plus
- J’ai reçu le rappel pour le vaccin du chat, je peux venir samedi matin ?
- Vous soignez aussi les lapins et les furets ?
- Mon chien a été opéré ce matin, je peux avoir des nouvelles ?
- Combien coûte la stérilisation d’une chatte ?
- Vous pouvez me préparer un sac de croquettes rénales pour ce soir ?
- Je pars en Espagne avec mon chien, vous faites le passeport ?
Exemple d’appel
Votre assistant IA au téléphone
Un dimanche à 15 h 10, la clinique est fermée et le docteur Roux est d’astreinte. Une propriétaire appelle.
Assistant IA
Clinique vétérinaire des Deux Rives, bonjour. Que puis-je faire pour vous ?
Propriétaire
Bonjour, mon chien vient de manger une tablette de chocolat noir, presque entière.
Assistant IA
Je vous mets en relation avec la vétérinaire d’astreinte. Avant cela : comment s’appelle votre chien, et il y a combien de temps ?
Propriétaire
Pepper, un beagle. Il y a un quart d’heure à peu près.
Assistant IA
Avez-vous encore l’emballage de la tablette ?
Propriétaire
Oui, je l’ai dans la main.
Assistant IA
Je le note pour le docteur Roux : Pepper, beagle, chocolat noir il y a un quart d’heure. Je vous transfère, ne quittez pas.
Exemple illustratif, les noms sont fictifs.
Après l’appel
Le docteur Roux décroche sur le portable d’astreinte. Le résumé de l’appel arrive à l’adresse de la clinique : le chien, la race, ce qu’il a mangé, l’heure, l’emballage gardé. Lundi matin, l’équipe sait ce qui s’est passé le dimanche sans avoir à le redemander.
Ce que fait votre assistant IA
Il décroche quand le comptoir déborde
Pendant les consultations, les chirurgies et les heures d’affluence au comptoir, et même quand plusieurs propriétaires appellent à la fois. Vous choisissez s’il prend tous les appels ou ceux que l’accueil ne prend pas.
Il pose les consultations courantes
Vaccin, rappel, contrôle, première visite d’un chiot : il propose vos créneaux libres, note l’animal et son espèce, et envoie un SMS de confirmation au propriétaire.
Il fait passer l’urgence
Ingestion d’un produit ou d’un aliment, accident, animal qui respire mal : vous décrivez ce qui doit vous être transféré tout de suite, et ce qu’il dit hors des heures d’ouverture.
Il note les commandes du comptoir
Croquettes, antiparasitaires, aliment prescrit : il note le produit, l’animal et l’heure de passage, et vous l’envoie pour que le sac soit prêt. Un renouvellement de traitement passe par le vétérinaire, comme vous le lui avez écrit.
Il vous rend compte
Un e-mail après chaque appel, ou le récapitulatif de 18 h. L’enregistrement et la transcription restent dans votre espace, pour l’équipe du lendemain comme pour vous.
Votre agenda
Le logiciel de la clinique
Les rendez-vous d’une clinique vivent dans son logiciel vétérinaire, parfois relié à un module de réservation en ligne. L’assistant ne se connecte à aucun des deux. Il tient son propre agenda, en créneaux de 30 minutes, un rendez-vous par demi-heure, et un lien de réservation public lit ce même agenda. Un vaccin ou un contrôle y tient. Une chirurgie, avec un dépôt le matin et une sortie le soir, n’y entre pas : il note la demande avec l’animal et vous la transmet. Si vous gardez votre outil pour tout, coupez sa prise de rendez-vous : il explique comment réserver et vous fait suivre les demandes.
Ce qui change dans votre métier
La nuit, le dimanche et la garde
Pour un animal, ni le 15 ni le 112. Vous écrivez votre consigne : le vétérinaire d’astreinte de la clinique, la clinique de garde de votre secteur, le centre antipoison vétérinaire pour une ingestion si vous lui en donnez le numéro. L’assistant ne transfère que vers un seul numéro : un portable de garde qui passe d’un associé à l’autre, ou le numéro que vous changez dans les réglages quand la garde tourne. Les autres numéros, il les donne à l’appelant.
Des nouvelles d’un animal hospitalisé
Un propriétaire appelle trois fois dans la journée pour son chat opéré le matin. L’assistant n’a accès ni à votre logiciel ni à la salle d’hospitalisation, et ne dit rien de l’état de l’animal. Il donne l’heure à laquelle vous appelez les propriétaires, si vous la lui avez écrite, note le nom de l’animal et le numéro à rappeler, et l’équipe sait qui attend des nouvelles.
La fin de vie d’un animal
Un propriétaire appelle au sujet de l’euthanasie de son vieux chien. Ce n’est pas un rendez-vous comme un autre, et vous écrivez comment traiter ces appels : vous les transférer, ou annoncer le rappel d’un vétérinaire dans la journée. Vous pouvez lui demander de ne proposer aucun créneau ni aucun prix : il note le nom de l’animal et du propriétaire, pour que personne n’ait à les redemander.
Le prix
39,90 € HT par mois, formule Pro
- 300 minutes d’appels incluses chaque mois
- 0,15 € HT la minute au-delà
- Un numéro, la prise de rendez-vous et la transcription de chaque appel
- Sans engagement, sans matériel à installer
Questions fréquentes
Que fait-il quand un animal a avalé quelque chose ou vient d’être blessé ?
Ce que vous avez écrit : vous transférer l’appel, donner le numéro de la garde ou celui du centre antipoison vétérinaire. Il ne dit pas si c’est grave et ne conseille rien sur ce qu’il faut faire à l’animal : il oriente le propriétaire, vite, et l’appel figure dans le résumé.
Nous sommes trois vétérinaires. Peut-il tenir nos trois agendas ?
Non : son agenda prend un rendez-vous par demi-heure pour toute la clinique, ce qui suit les consultations d’un seul vétérinaire. Pour les autres, il renseigne, note le vétérinaire demandé et les disponibilités du propriétaire, et vous transmet la demande.
Sait-il quels animaux vous soignez ?
Oui, si vous le lui écrivez : chiens et chats seulement, NAC, chevaux, visites en élevage. Il répond avec votre liste et, pour un animal que vous ne soignez pas, il le dit et donne le nom d’un confrère si vous le lui avez indiqué.
Que note-t-il sur l’animal et son propriétaire ?
Ce que vous avez prévu : le nom et l’espèce de l’animal, le motif en quelques mots, le nom et le numéro du propriétaire. Il organise l’agenda de la clinique, il ne tient pas le dossier de l’animal : celui-ci reste dans votre logiciel.
Combien coûte l’assistant pour une clinique vétérinaire ?
39,90 € HT par mois avec la formule Pro, 300 minutes d’appels incluses, puis 0,15 € HT la minute. Sans engagement : il répond sur le numéro de la clinique par un simple renvoi, et vous arrêtez quand vous voulez.
Essayez l’assistant au téléphone
Appelez notre ligne de démonstration, le 01 89 31 40 40 : un assistant IA vous répond, posez-lui vos questions. Votre propre assistant est prêt en deux minutes.