Notaires et offices notariaux
Accueil téléphonique notaire
Une étude reçoit les appels de familles en deuil, d’acquéreurs pressés de signer et d’agences qui relancent. Votre assistant IA répond à chacun, fixe les premiers rendez-vous, prend les messages pour le clerc qui suit le dossier et ne dit rien d’un dossier au téléphone.
Formule Pro : 39,90 € HT par mois, 300 minutes incluses. Sans engagement.
« Où en est mon dossier ? »
Une vente fait appeler l’étude par beaucoup de monde : le vendeur, l’acquéreur, les deux agences, le courtier, parfois le notaire de l’autre partie. Presque tous posent la même question, où en est le dossier et quand signe-t-on, et chaque appel tombe chez le clerc qui le suit, au milieu de la rédaction d’un acte.
Le notaire, lui, passe une partie de ses journées en signature, porte fermée, aux heures mêmes où les clients appellent. L’accueil de l’étude, quand il y en a un, répond que le clerc rappellera et note le message à la main.
Et certains appels ne ressemblent à aucun autre, comme celui d’une famille qui vient de perdre un parent et ne sait pas par où commencer. L’assistant prend tous ces appels, fixe les premiers rendez-vous et transmet chaque message par écrit, pour que personne n’ait à raconter son histoire deux fois.
Message d’accueil
Ce que dit votre assistant en décrochant
« Étude de maître Roussel, notaire, bonjour, je suis l’assistant IA de l’étude. Pour un dossier en cours, dites-moi à quel nom il est ouvert ; pour un nouveau projet, je vous propose un rendez-vous. »
Un modèle : vous l’adaptez à votre entreprise en quelques mots.
Vos appelants
Les questions qu’on lui pose le plus
- Les frais de notaire, ça fait combien pour un achat à 250 000 euros ?
- La date de signature de l’acte de vente, elle est fixée ?
- Je ne pourrai pas être là le jour de la signature, je peux signer par procuration ?
- Vous faites les PACS à l’étude ?
- Je dois virer mon apport : vous pouvez me redonner le RIB de l’étude ?
- Je voudrais donner mon appartement à mes enfants, par quoi on commence ?
Exemple d’appel
Votre assistant IA au téléphone
Un lundi à 10 h 15, maître Roussel signe une vente. Une femme appelle après le décès de sa mère.
Assistant IA
Étude de maître Roussel, notaire, bonjour. Que puis-je faire pour vous ?
Appelante
Bonjour. Ma mère est décédée la semaine dernière, et je ne sais pas par où commencer pour la succession.
Assistant IA
Toutes mes condoléances. Maître Roussel peut vous recevoir pour ouvrir la succession. Savez-vous si votre mère avait fait un testament, ou si elle avait un notaire habituel ?
Appelante
Je crois qu’elle avait fait un testament chez vous, il y a des années.
Assistant IA
Je n’ai accès à aucun dossier de l’étude, et ce point se verra avec maître Roussel. Je peux vous proposer mercredi à 14 h ou jeudi à 9 h 30. Qu’est-ce qui vous convient ?
Appelante
Jeudi 9 h 30. Je m’appelle Nathalie Garnier, et ma mère s’appelait Jeanne Garnier.
Assistant IA
C’est noté : jeudi à 9 h 30 avec maître Roussel, pour la succession de madame Jeanne Garnier. Apportez l’acte de décès et votre livret de famille si vous les avez. Vous recevez la confirmation par SMS.
Exemple illustratif, les noms sont fictifs.
Après l’appel
Entre deux signatures, maître Roussel lit le résumé : succession de Jeanne Garnier, un testament qui aurait été fait à l’étude, rendez-vous jeudi avec sa fille. L’étude a trois jours pour vérifier ses archives, et rien n’a été dit au téléphone qui ne devait pas l’être.
Ce que fait votre assistant IA
Il répond pendant les signatures
Pendant qu’une vente se signe ou qu’un clerc rédige, chaque appel est pris, à l’heure du déjeuner et le samedi compris, même quand plusieurs personnes appellent à la fois.
Il fixe les premiers rendez-vous
Succession à ouvrir, donation, contrat de mariage, testament : il propose un créneau dans les plages que vous ouvrez, note l’objet du rendez-vous et le confirme par SMS.
Il prend les messages pour les clercs
Le nom sous lequel le dossier est ouvert, l’adresse du bien, le clerc demandé et ce qui presse : chaque message part par e-mail, prêt à faire suivre.
Il donne la liste des pièces
Pour un premier rendez-vous de succession ou un achat, il rappelle les documents que vous lui avez listés, pour que personne ne vienne les mains vides.
Il vous rend compte
Un résumé par appel ou le récapitulatif de 18 h, et la transcription de chaque conversation dans votre espace.
Votre agenda
Le logiciel de l’étude et la salle de signature
Dans une étude, les rendez-vous vivent dans le logiciel de l’étude ou dans Outlook, avec la salle de signature et l’agenda de chaque clerc. L’assistant ne s’y connecte pas. Il tient son propre agenda : des créneaux de 30 minutes, un rendez-vous par demi-heure pour toute l’étude, et un lien de réservation public qui lit le même agenda. Il convient aux premiers rendez-vous d’un notaire, pas aux signatures, qui réunissent plusieurs parties et se fixent quand l’acte est prêt : celles-là, il les note et vous les transmet. Chaque rendez-vous qu’il pose vous arrive par e-mail avec une invitation à ajouter à votre agenda.
Ce qui change dans votre métier
Le virement des fonds
Avant de virer son apport, un acquéreur appelle pour se faire redicter le RIB de l’étude, ou pour vérifier celui qu’il a reçu par e-mail. Vous pouvez demander à l’assistant de ne jamais dicter ni confirmer une coordonnée bancaire : il le dit simplement, note la demande, et le clerc rappelle l’acquéreur pour la confirmer selon votre procédure.
Une famille en deuil
Une succession commence souvent par l’appel d’un enfant, quelques jours après le décès. L’assistant présente ses condoléances, ne demande que ce que vous avez prévu, le nom du défunt, la date du décès, le lien de parenté, et propose un rendez-vous sans presser. Sur un testament ou un héritier, il ne dit rien : cela se voit avec vous.
Agence, banque, notaire de l’autre partie
Dans une vente, l’appel vient souvent d’un tiers : l’agence qui relance, le courtier qui attend une date, le confrère qui représente l’autre partie. L’assistant demande qui appelle et à quel titre. Il n’a accès à aucun dossier et ne confirme pas qu’une personne est cliente de l’étude : il prend le message, avec le nom sous lequel la vente est suivie, et le clerc rappelle.
Le prix
39,90 € HT par mois, formule Pro
- 300 minutes d’appels incluses chaque mois
- 0,15 € HT la minute au-delà
- Un numéro, la prise de rendez-vous et la transcription de chaque appel
- Sans engagement, sans matériel à installer
Questions fréquentes
Peut-il dire à un client où en est son dossier ?
Non : il n’est relié ni au logiciel de l’étude ni aux dossiers, et il ne confirme pas qu’une personne est cliente. Il prend le nom sous lequel le dossier est ouvert, la question et ce qui presse, et le clerc qui suit le dossier rappelle avec la réponse.
Peut-il calculer des frais de notaire ?
Non, et il le dit : il ne fait aucun calcul. Il note le prix, le type de bien et la commune que le client lui donne, et vous transmet la demande pour qu’un clerc rappelle avec un chiffre.
Que répond-il à une question de droit ?
Il ne donne aucun conseil, même sur une question qui paraît simple, comme la part qui revient à un conjoint. Il répond aux questions pratiques que vous lui avez confiées, horaires, adresse, pièces à fournir, et propose un rendez-vous pour le reste.
Un client ne pourra pas venir à la signature. Que lui dit-il ?
Ce que vous lui avez écrit : si l’étude établit des procurations, les pièces à fournir et le délai à prévoir. Il note l’acte concerné et la date de signature que le client lui annonce, et le clerc rappelle pour organiser la suite.
Combien coûte l’assistant pour une étude ?
39,90 € HT par mois avec la formule Pro, 300 minutes d’appels incluses, puis 0,15 € HT la minute. Sans engagement, et le numéro de l’étude ne change pas.
Essayez l’assistant au téléphone
Appelez notre ligne de démonstration, le 01 89 31 40 40 : un assistant IA vous répond, posez-lui vos questions. Votre propre assistant est prêt en deux minutes.